ترجمة قانونية.. اجتماعات مجلس الإدارة

 

ترجمة من اللغة الإنجليزية إلى العربية

Source language المادة الثانية: غرض اللجنة تهدف اللجنة إلى دعم المجلس فيما يخص شؤون وسياسات الترشيحات والتقييم والمكافآت والتدريب والحوكمة على مستوى المجلس ولجانه المتفرعة منه وموظفي الإدارة التنفيذية العليا للهيئة وفق للأنظمة والتعليمات المرعية، وما يكلفها به المجلس من مهام أخرى. المادة الثالثة: تشكيل اللجنة ‌أ.       هيكل اللجنة والتشكيل 1.      يتم اعتماد تشكيل اللجنة وتعيين أعضائها وواجباتهم ومكافآتهم بقرار من المجلس. تتكون اللجنة من ثلاثة (3) أعضاء على الأقل ولا تتجاوز خمسة (5) أعضاء - جميعهم غير تنفيذيين وعلى الأقل عضو واحد من خارج الهيئة. 2.      يشترط في عضو اللجنة ما يلي: ·       ألا تكون له - عند تعيينه - مصلحة شخصية مباشرة أو غير مباشرة في أعمال وخدمات الهيئة. ·       ألا يكون عضواً في مجلس إدارة أو لجنة أو إدارة تنفيذية في شركة لها تعامل جوهري مع الهيئة، ما لم يكن قرار التعامل نتج من مفاوضات مستقلة. ·       ألا يكون قد سبق له العمل خلال السنتين المنصرمتين ضمن الإدارة التنفيذية العليا. 3.      يعيّن المجلس رئيساً للجنة ضمن قرار تشكيلها، وفي حال لم يتم التعيين تختار اللجنة رئيسًا لها بأغلبية أصوات أعضاء اللجنة. في حال كون رئيس اللجنة ليس عضواً من أعضاء المجلس فيحق للمجلس دعوته لحضور اجتماعات المجلس عند مناقشة الموضوعات ذات الصلة باختصاصات اللجنة بما يتوافق مع الشروط والأحكام التي تنص عليها لائحة عمل مجلس الإدارة للهيئة بخصوص حضور من هم من غير أعضاء المجلس لاجتماعاته. 4.      يمثل الرئيس اللجنة في اجتماعات المجلس والاجتماعات مع إدارة الهيئة والجهات الأخرى، ويقوم بدعوة اللجنة للاجتماع وتنظيم ورئاسة اجتماعات اللجنة وإدارتها وتحديد جدول الأعمال، والاطلاع على كافة المعلومات والوثائق اللازمة لتنفيذ مسؤولياتها، ومقابلة أي من موظفي الهيئة أو غيرهم عند الحاجة لذلك، ورفع نتائج أعمال اللجنة وتوصياتها وتقاريرها للمجلس، ويجوز للرئيس تكليف أحد الأعضاء للقيام ببعض هذه المهام أو جميعها. ويعين الرئيس من ينوب عنه في اجتماعات اللجنة عند غيابه. ‌ب.    مدة عمل اللجنة 1.      تكون مدة عمل اللجنة ثلاث (3) سنوات قابلة للتجديد. 2.      تنتهي العضوية في اللجنة بقرار من المجلس أو بسبب الوفاة أو الاعتذار أو بأي من الحالات التالية: •        في حالة كان العضو عضواً في مجلس الإدارة: فإن عضويته تنتهي بانتهاء عضويته في المجلس •        في حال لم يكن عضواً في مجلس الإدارة: فإن عضويته تنتهي إما بالاعتذار أو بانتهاء مدة عمل اللجنة. •        إساءة إستخدام العضو لمنصبه في اللجنة. •        تغيب العضو عن اكثر من (3) ثلاثة اجتماعات متتالية دون عذر مقبول من الرئيس. •        فقد العضو أي من الشروط الواجب توفرها في عضو اللجنة. •        أي أسباب أخرى يراها المجلس. 3.      في حال وجود مقعد شاغر في اللجنة خلال مدة عملها، لمجلس الإدارة تعيين عضو بديل يكمل فترة سلفه.   ‌ج.     أمانة اللجنة يعين المجلس أميناً للّجنة بناء على ترشيح اللجنة، دون أن يكون للأمين حق التصويت في أعمال ومهام اللجنة، وتكون مسؤولياته ومهامه ما يلي: •      إعداد مسودة جدول أعمال اجتماعات اللجنة، ورفعه للرئيس لاعتماده. •      توجيه الدعوة لاجتماع اللجنة بناءً على طلب الرئيس. •      التنسيق مع أعضاء اللجنة فيما يخص أعمالها، بما في ذلك التنسيق بشأن إعداد جدول أعمال اجتماعات اللجنة. •      إعداد مسودة لمحضر إجتماعات اللجنة وفقاً لأحكام الفقرة (د) من المادة الرابعة من هذه اللائحة، وتدوّن تلك المحاضر في سجل خاص. •      الاحتفاظ بمحاضر اجتماعات اللجنة وعرضها على مجلس الإدارة من خلال رئيس اللجنة. •      إعداد المذكرات والتقارير ذات الصلة بأعمال اللجنة. •      تعميم قرارات اللجنة على الأطراف المعنية. •      التنسيق مع الإدارات المعنية بشأن قرارات اللجنة التي تتطلب الالتزام بالأنظمة واللوائح. •      وضع آلية لمتابعة ما تتوصل إليه اللجنة من قرارات، وموافاة اللجنة بحالة تنفيذ تلك القرارات. •      القيام بالإجراءات اللازمة لتسهيل قيام اللجنة بمهامها في متابعة تنفيذ قراراتها وتوصياتها المقرة من المجلس. •      عدم إفشاء أي من المعلومات السرية التي يطلع عليها والمتعلقة بعمل الهيئة ونشاطاتها وجميع مداولات اللجنة وقراراتها، إلا بالقدر اللازم لتنفيذها. •      القيام بأي من المهام أعلاه لأي من اللجان الفرعية التي تشكلها اللجنة لإنجاز مهام محددة. •      تنفيذ أي مهام أو مسؤوليات أخرى يكلفه بها رئيس اللجنة. المادة الرابعة: اجتماعات اللجنة ‌أ.     عقد الاجتماعات وعددها ·     تنعقد اجتماعات اللجنة بشكل دوري في مقر الهيئة الرئيسي، وللرئيس أن يدعو لعقدها في أيّ مكان آخر يراه مناسباً، كلما دعت الحاجة إلى ذلك بحسب ما يقدره الرئيس. •     تنعقد اجتماعات اللجنة بناءً على دعوة كتابية من الرئيس، أو من أغلبية باقي الأعضاء -يوجهها أمين اللجنة- قبل موعد الاجتماع بخمسة (5) أيام على الأقل ما لم يقرر الرئيس أو من ينوب عنه عقد الاجتماع على نحو مستعجل وذلك في الحالات الطارئة، على أن تتضمن الدعوة جدول الأعمال. •     تعتمد اللجنة جدول أعمال اجتماعاتها قبل بداية كل عام. ‌ب.  التصويت والنصاب القانوني •      يكون لكل عضو صوت واحد ويجوز للأعضاء الحاضرين التصويت على القرارات التي تُتخذ فيها عبر وسائل التقنية. •      لا يجوز لعضو اللجنة تفويض عضو آخر للتصويت نيابةً عنه عند غيابه عن أيّ اجتماع. •      يشترط لصحة الاجتماع حضور أغلبية الأعضاء، بمن فيهم الرئيس أو من ينيبه. ويكون العضو حاضراً للاجتماع إذا تواجد في المكان المحدد للاجتماع وأثبت حضوره في محضر الاجتماع أو شارك في مداولاته عبر وسائل التقنية، على أن يتم إثبات ذلك في محضر الاجتماع أيضاً، وإذا لم يتوفر النصاب اللازم لعقد الاجتماع خلال ساعة من الوقت المحدد لبداية الاجتماع، فيتم تأجيل الاجتماع لموعد آخر يحدده الرئيس. •      يجوز توقيع المحاضر بالتمرير شريطة موافقة جميع أعضاء اللجنة، وعرضها في أول اجتماع للجنة بعد ذلك.   ‌ج.   رئاسة وحضور الاجتماعات •      يتولى رئيس اللجنة رئاسة جميع الاجتماعات أو من ينوب عنه في حال غيابه. •      يجوز للأعضاء حضور اجتماعات اللجنة والتصويت على القرارات التي تُتخذ فيها عبر وسائل التقنية، مع ضرورة توثيق المحاضر المكتوبة الفعلية وفقاً للإجراء المعمول به، وعرضها على اللجنة خلال اجتماع اللجنة المقبل. •      للجنة دعوة من تراه من غير الأعضاء إلى حضور الاجتماع، دون أن يكون له حق التصويت، ودون أن يكون له حق الاطلاع على معلومات أو بيانات سرية إلا في حدود ما يحقق الغاية من حضوره.     ‌د.    محاضر الاجتماعات ومداولتها 1.    ‌مع مراعاة ما تقضي به الأنظمة، تكون مداولات اللجنة ومحاضرها سرية، ولا يجوز الإفصاح عنها إلا في حدود تنفيذ قراراتها أو بموافقة الرئيس. 2.    تقرّ اللجنة بنود جدول أعمالها في بداية كل اجتماع. 3.    يضبط أمين اللجنة مداولات وتفاصيل اجتماع اللجنة في محضر يوقع عليه الرئيس والأعضاء الحاضرون وأمين اللجنة بعد أخذ ملاحظات الأعضاء، وإذا تعذر ذلك، يتم توقيع المحضر في أقرب وقت بعد الاجتماع، على أن يشتمل المحضر على الآتي: •      تاريخ الاجتماع ورقمه. •      مكان انعقاد الاجتماع. •      أسماء الحضور من الأعضاء وصفة الحضور (شخصياً أو بواسطة وسائل التقنية). •      الموضوعات التي ناقشتها اللجنة. •      ملخص عن المداولات التي جرت بشأن كل موضوع وأي توجيهات تصدرها اللجنة بشأن أي موضوع عرض خلال الاجتماع. •      أرقام وموضوعات القرارات الصادرة في الاجتماع، مع إرفاق نسخ منها بالمحضر. •      نتائج التصويت على القرارات وأي تحفظات أو اعتراضات يبديها أي من الأعضاء تجاه أي من القرارات. •      أي بيانات أو معلومات أخرى توافق اللجنة على إضافتها خلال الاجتماع. 4.    ‌يرسل أمين اللجنة مسودة محضر الاجتماع إلى الأعضاء عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى تقرها اللجنة خلال سبعة (7) أيام عمل من انتهاء الاجتماع. وللعضو مراجعة المحضر وإبداء ملاحظاته عليه خلال خمسة (5) أيام عمل، وذلك عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى تقرها اللجنة. 5.    تكون مداولات اللجنة باللغة العربية فيما عدا الحالات التي يجيز الرئيس المداولة فيها بلغة أخرى، على أن تدوَّن محاضر اجتماعات اللجنة وقراراتها باللغة العربية، ويجوز أن تترجم بلغة أخرى غير العربية، على أن تكون اللغة العربية هي المعتمدة في حال الاختلاف.   ‌ه.   قرارات اللجنة •      يشترط لصدور قرارات اللجنة خلال اجتماعاتها موافقة أغلبية الأعضاء الحاضرين، أو أغلبية الأعضاء في حالة التمرير، مالم تنص هذه القواعد على نصاب آخر. وإذا تساوت الأصوات يرجح الجانب الذي صوت معه الرئيس أو من ينيبه لرئاسة الاجتماع. •      لا يجوز لعضو اللجنة الامتناع عن التصويت -باستثناء الحالات الواردة في الفقرة (ج) من المادة الرابعة من هذه اللائحة- وللعضو المعترض تسجيل اعتراضه وأسباب الاعتراض ضمن محضر الاجتماع. •      لا يجوز لعضو اللجنة تفويض عضو آخر للتصويت نيابةً عنه عند غيابه عن أيّ اجتماع. •      تنظم وتوثق قرارات اللجنة التي تصدر خلال اجتماعاتها في وثيقة مكتوبة وفقاً لأحكام المادة الحادية عشر من هذه اللائحة، على أن تتضمن الإشارة إلى أسانيد القرار والوثائق والمستندات التي تم الاستناد إليها عند إصدار القرار. المادة الخامسة: اختصاصات اللجنة ومهامها ومسؤولياتها تختص لجنة الترشيحات والمكافآت بمسؤولية الترشيح والتقييم والمكافآت والتدريب والحوكمة بالإضافة إلى مسؤوليات أخرى متوافقة مع الأنظمة ذات العلاقة، وتقييم مدى كفاءتها في تحقيق أغراض وأهداف الهيئة، وتشمل اختصاصات ومهام اللجنة بصفة خاصه في ما يلي: ‌أ.       مسؤولية الترشيح 1.      رفع التوصية إلى المجلس بشأن شغل عضوية لجان المجلس المتفرعة منه لاتخاذ قرار بذلك. 2.     ترشيح أو تقييم المرشحين لشغل مناصب الإدارة التنفيذية العليا بناءَ على طلب مجلس الإدارة أو المحافظ. 3.     مراجعة ومتابعة تنفيذ خطط وسياسات للتعاقب الوظيفي لمناصب الإدارة التنفيذية العليا والصادرة من المحافظ، ومتابعة تنفيذها بشكل دوري. ‌ب.    مسؤولية التقييم 1.      التقييم المستمر لاستقلالية أعضاء لجان المجلس، والتأكد من عدم وجود أي حالة تعارض بين مصالحهم الشخصية ومصالح الهيئة. 2.      إعداد معايير لتقييم أداء لجان المجلس وترفع هذه المعايير إلى المجلس لاعتمادها، وتقوم اللجنة بعمليات التقييم، أو الاشراف عليها إذا تمت من قبل طرف ثالث. كما تتولى اللجنة اقتراح آليات تطوير عمل لجان المجلس. 3.      إعداد معايير تقييم أداء الإدارة التنفيذية العليا وإجراء التقييم السنوي لأداء الإدارة التنفيذية العليا والتوصية لرئيس المجلس باعتماده. ‌ج.     مسؤولية المكافآت 1.      رفع التوصية للمجلس بشأن مكافآت وبدلات أعضاء المجلس ولجانه. ويجب أن تقدم اللجنة للمجلس بشكل سنوي تقريرًا شاملًا لكل ما حصل عليه أعضاء المجلس ولجانه خلال السنة المالية من بدلات ومكافآت. 2.      إعداد سياسة مكافآت وحوافز الإدارة التنفيذية العليا، على أن تكون المكافآت والحوافز مبنية على معايير تربط بأدائهم وفقًا لتقييمهم وأداء الهيئة بشكل عام، ويراعى في تلك السياسة تقديم مكافآت تنافسية لتيسير جذب واستقطاب الكفاءات، وترفعها اللجنة للمجلس لاعتمادها، وتقوم اللجنة بمراجعة هذه السياسة بشكل مستمر والتوصية للمجلس بشأن تعديلها. 3.      رفع التوصية للمجلس بشأن المكافآت والحوافز التي تدفع للإدارة التنفيذية العليا لاعتمادها وتقديم تقرير سنوي للمجلس بكل ما حصل عليه موظفي الإدارة التنفيذية العليا خلال السنة المالية من مكافآت وحوافز. 4.      إعداد سياسة مكافآت وحوافز موظفي الهيئة، وتبين هذه السياسة صلاحيات اعتماد المكافآت وصرفها، ويجب أن تكون الحوافز مبنية على معايير تربط بأداء الموظف وفقًا لتقييمه وأداء الهيئة بشكل عام، وترفعها اللجنة للمجلس لاعتمادها، وتقوم اللجنة بمراجعة هذه السياسة بشكل مستمر والتوصية للمجلس بشأن تعديلها.   ‌د.      مسؤولية التدريب 1.      الإشراف على توفير برامج التعريف اللازمة عن أنشطة وعمليات ومهام الهيئة لأعضاء المجلس ولجانه والإدارة التنفيذية العليا. 2.      الإشراف على توفير التدريب اللازم لأعضاء المجلس ولجانه والإدارة التنفيذية العليا لتعزيز مهاراتهم وقدراتهم وخبراتهم بما يخدم أهداف الهيئة ويتماشى مع أغراضها. 3.      الحصول بصورة منتظمة على مرئيات مجلس الإدارة والمحافظ والإدارة التنفيذية العليا حول جودة التدريب وأي برامج أخرى. ‌ه.     مسؤولية الحوكمة 1.     مراقبة ممارسات الحوكمة في الهيئة وتحديد الثغرات فيها، وتزويد المجلس بتقرير سنوي عن مدى التزام الهيئة بها والإجراءات التصحيحية اللازمة. 2.     مراجعة ممارسات الحوكمة في الهيئة بشكل مستمر وقياس مدى كفايتها، والتأكد من توافقها مع الممارسات الرائدة، والتوصية للمجلس بأي مقترحات أو تعديلات. 3.     مراجعة إجراءات الهيئة في حالات تعارض المصالح على كافة المستويات، والتأكد من مدى فاعليتها في معالجة تلك الحالات، ورفع توصية للمجلس بإجراء التعديلات اللازمة. 4.     مراجعة عمليات تفويض الصلاحيات والتأكد من سلامتها، ومدى الالتزام بحدود التفويض، والتوصية للمجلس بأي مقترحات أو تعديلات. 5.     رفع اقتراح للمجلس بشأن تشكيل لجنة متفرعة عن اللجنة تتولى مسؤوليات الحوكمة متى ما دعت الحاجة. ‌و.      مسؤوليات أخرى 1.     مراجعة اللائحة المنظمة لشؤون موظفي الهيئة للتأكد من توافقها مع الأنظمة ذات العلاقة، وتقييم مدى كفاءتها في تحقيق أغراض وأهداف الهيئة. 2.     مراجعة برامج وسياسات التوظيف والتطوير والتدريب والتقييم والترقية الخاصة بموظفي الهيئة والتأكد من توافقها مع استراتيجيات وأهداف الهيئة. 3.     تأدية المهام والمسؤوليات الأخرى التي يكلفها بها المجلس من حين لآخر. المادة السادسة: واجبات العضو ومسؤولياته 1.    مراعاة أحكام الترتيبات التنظيمية وهذه اللائحة. 2.    ‌حضور اجتماعات اللجنة. 3.    إخطار أمين اللجنة في حال غيابه أو تأخره عن حضور أي اجتماع من اجتماعات اللجنة. 4.    تأدية عمله ومهامه وسائر مسؤولياته بموضوعية ونزاهة وأن تكون خدمة مصالح الهيئة هي أقصى أولوياته. 5.    الإفصاح للجنة عن أي تعارض أو احتمال نشوء تعارض فيما بين مصالحه الشخصية ومصالح الهيئة فيما يخص الموضوعات المعروضة على اللجنة، سواءً كانت تلك المصالح مباشرة أو غير مباشرة، وإثبات ذلك الإفصاح في محضر اجتماع اللجنة أو بموجب إخطار كتابي يُسلم للرئيس، ولا يجوز للعضو ذي المصلحة الاشتراك في التصويت أو اتخاذ قرارات أو توصيات في هذا الشأن. 6.    عدم إفشاء أي من المعلومات السرية التي يطلع عليها بسبب عضويته في اللجنة والمتعلقة بعمل الهيئة ونشاطاتها وجميع مداولات اللجنة وقراراتها، إلا بالقدر اللازم لتنفيذها أو بموافقة الرئيس.   المادة السابعة: صلاحيات رئيس اللجنة 1.    رئاسة اجتماعات اللجنة والتأكد من وضع خطة عمل سنوية للّجنة للتأكد من إنجاز مهامها على الوجه المطلوب. 2.    اعتماد جدول أعمال الاجتماع بعد التنسيق مع باقي أعضاء اللجنة، كما يقوم بإضافة أي بند متى ما طلب أحد أعضاء اللجنة ذلك. 3.    رفع محاضر اجتماعات اللجنة للمجلس بعد كل اجتماع بالإضافة إلى نتائج أعمالها وقراراتها وتوصياتها وأية تقارير أخرى بخصوص المسائل المندرجة ضمن مهام اللجنة ومسؤولياتها. 4.    متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات المعتمدة ذات العلاقة بمهام اللجنة ومسؤولياتها، والرفع للمجلس بما يعيق تنفيذها. المادة الثامنة: صلاحيات اللجنة يكون للجنة في سبيل تحقيق أهدافها على وجه الخصوص ما يلي: 1.     الاطلاع على كافة المعلومات والبيانات والتقارير والسجلات والوثائق والمراسلات المتصلة بالهيئة، وغير ذلك من الأمور التي ترى اللجنة أهمية الاطلاع عليها. 2.    طلب أي إيضاح أو بيان من المحافظ أو أعضاء الإدارة التنفيذية العليا أو موظفي الهيئة أو غيرهم. 3.    الاستعانة بالاستشاريين والمختصين -عند الحاجة- والتعاقد معهم والموافقة على أتعابهم، وذلك لتقديم المشورة فيما يتعلق بأعمال اللجنة، ولها إنهاء خدماتهم. 4.    ما يمنحه المجلس لها من صلاحيات. المادة التاسعة: رفع التقارير للمجلس وتنفيذ قرارات اللجنة 1.    ترفع اللجنة للمجلس تقارير ربعية على الأقل بشأن ما قامت به اللجنة من أعمال وما اتخذته من قرارات وتوصيات. 2.    يتولى المحافظ - أو من يكلفه - تنفيذ القرارات والتوجيهات والتوصيات التي تصدرها اللجنة بعد اعتمادها من المجلس، ما لم يسمِ قرار اللجنة شخصاً آخر من الأعضاء أو أي من موظفي الهيئة. 3.    يرفع المحافظ - أو من يكلفه - إلى اللجنة تقارير دورية توضح حالة تنفيذ القرارات والتوجيهات الصادرة عنها وأي معوقات تواجه تنفيذها وذلك بحسب الآلية والمدد التي تقرها اللجنة، ويتولى أمين اللجنة تنظيم جداول تحدث باستمرار لبيان ما يحرز في تنفيذ قرارات اللجنة من تقدم. 4.    يجب أن يحتوي تقرير مجلس الإدارة على معلومات وتوصيات لجنة الترشيحات والمكافآت، وتضمين توجيهات المجلس حيال عدم اتباع أي من هذه التوصيات. المادة العاشرة: مراجعة اللائحة وتعديلها تجري اللجنة مراجعة دورية لأحكام اللائحة لتحديد مدى الحاجة إلى تعديلها، ويجوز لأي من الأعضاء أو أمين اللجنة تقديم تعديلاتهم المقترحة وفق ما يرونه محققاً لفاعلية عمل اللجنة إلى الرئيس، الذي له أن يدرج مقترح التعديل على جدول أعمال اجتماع اللجنة التالي لمناقشته ومن ثم الرفع بذلك للمجلس لطلب التعديل. المادة الحادية عشر: أحكام ختامية تعتمد هذه اللائحة من قِبل المجلس، ويتم العمل بها من اليوم الذي يلي تاريخ اعتمادها

Target language  Article 2: Committee's Purpose The Committee aims to support the Board in the affairs and policies of nomination, evaluation, remuneration, training, and governance at the Board level, its affiliated Committees, and the Senior Executive Management Employees of the Commission in accordance with applicable regulations and any other duties entrusted by the Board.   Article 3: Committee Formation The formation and structure of the Committee 1.         The formation of the Committee alongside the appointment of its members, their duties, and remunerations shall be approved by a resolution of the Board. The Committee consists of at least three (3) members and no more than five (5) members – all of those shall be non-executive members and at least one member from outside of the Commission. 2.        The Member of Committee shall fulfill the following criteria: -       At the time of his appointment, shall not have direct or indirect personal involvement or interest in the works and services of the Commission. -       Shall not be a member of Board of Director, Committee, or an executive management in a corporate having essential treatment with the Commission, unless the decision to deal with such a person was resulted from an independent negotiations. -       Did not ever work within the Senior Executive Management for the past two years. 3.         Within the formation resolution of the Committee, the Board shall appoint a Committee's Chairman. In case of non-appointment of a Chairman, the Committee shall choose its Chairman by majority vote of the members. In event that the Committee's Chairman was not a member of the Board, the Board shall has the right to invite him to attend the meetings of the Board when deliberating on issues that are relevant to the Committee competences in accordance with the terms and provisions provided for in the regulations of Board of Directors of the Commission in relation to the attendance of non-members of the Board to its meetings. 4.        The Chairman shall represent the Committee in the Board meetings, the meetings with the Commission Management, and other entities. He shall also invite the Committee to convent and organize, chair the Committee meetings, determine the agenda, and review all information and documents required to carry out its responsibilities, in addition to conduct interviews with any employees of the Commission or any other employees when needed, besides reporting the outcomes of the Committee works, its recommendations to the Board. The Chairman may designate one member to carry out some of duties or all of them, and appoint a member acting on his behalf to attend the Committee meetings in his absence.   Committee Term 1.         The term of the Committee shall be a renewable period of three (3) years. 2.        The membership of a member shall be terminated upon a resolution of the Board or due to the death, an apology or any of the following cases: -       If the member is a member of Board of Directors, his membership shall be expired at the end of his membership in the Board. -       If the member is not a member of Board of Directors, his membership is terminated by an apology or at the end of the Committee term. -       If the member misused his position in the Committee. -       If the member failed to attend more than three (3) consecutive meetings without showing an acceptable reason to the Chairman. -       If the member could not meet any of the required conditions to the membership. -       For any other reason at the discretion of the Board. 3.         In case of there is a vacant seat in the Committee during its term, the Board shall appoint a replacement member to complete the term of his predecessor.                Committee Secretariat The Board shall appoint a Committee's Secretary based on the nomination of the Committee, without voting rights in the works and duties of the Committee, and his duties and responsibilities shall be as follows: -       Preparing the draft agenda for the Committee's meetings, and reporting such to the Chairman to approve thereof. -       Issuing invitations for Committee meetings at the request of the Chairman. -       Coordinating with the Committee's members with respect to its works, including the coordination to prepare the agenda of Committee's meetings. -       Preparing a draft to the minutes of the meetings in accordance with the provisions of the paragraph (D) of the article 4 of this Charter, such minutes shall be kept in a special register. -       Maintaining the minutes of the meetings and submitting such to the Board of Directors through the Committee's Chairman. -       Preparing the memos and reports relevant to the Committee's work. -       Circulation of the Committee's decisions on the concerned parties. -       Coordinating with concerned departments on the Committee's resolutions that require a full compliance of regulations. -       Developing a mechanism for following-up the findings of Committee's resolutions, and informing the Committees on the situation with regard to implementation of such resolutions -        Conducting the procedures necessary to facilitate the Committee's duties with respect to follow-up the implementation of its resolutions and its adopted recommendation by the Board. -       Not to disclose any confidential information that could be accessible by him, which are relating to the work and activities of the Commission besides all deliberations of the Committee and its resolutions except to the extent necessary to implement them -       Conducting any of the above duties for any subcommittees formed by the Committee to carry out specific duties. -       Conducting any duties or any other responsibilities designated by the Committee's Chairman.    Article 4: the Committee meetings Holding the meetings and its numbers -       The Committee meetings shall be held periodically at the head office of the Commission, the Chairman may invite the members to convent at any other places as he deems appropriate when necessary at the discretion of the Chairman. -       The Committee meetings shall be convened based on a written invitation by the Chairman or the majority of members, such invitation shall be sent by the Committee's Secretary at least five (5) prior to the date of the meeting, unless the Chairman or who is acting in behalf of him, decides the meeting to be held on urgent basis in the cases of major emergency situations, provided that the invitation shall include the agenda.                - The Committee shall approve its agenda before the beginning of each year.    Voting and quorum -       Each Committee’s member shall have one vote, and the attending members may have the right to vote on the resolutions through the means of technology. -       A member shall not have the right to delegate other member to vote on his behalf in any meetings in case of his absence. -       For the validity of the meeting, the majority of the members shall be present, including the Chairman or who acting on his behalf, the member is considered a present if he appeared in the designated place of the meeting and registered his presence on the minute of the meeting or if he have participated in the deliberations through the means of technology, provided that such participation shall be registered in the minute of the meeting too. In case the quorum for the meeting is not completed within one hour of the specified time of the meeting, the meeting shall be adjourned to other date that is determined by the Chairman. -       The minutes may be signed by passing provided that the consent of all the committee's members is obtained, and then submitting such procedure to the first Committee's meeting.   Chairing and attending the meetings -       All the Committee meetings shall be headed by the Chairman or who may acting on his behalf. -       The Committee’s members may attend the meetings and voting on the resolutions through the means of technology, the written minutes shall be documented in accordance with the established procedures, and shall be also reported to the Committee within the next Committee's meeting. -       - The Committee may invite whom it deems appropriate to attend the meeting, without granting him a voting right, and without enabling him to access the information or the confidential date except to the extent of goal of his attendance.   Minutes of the meetings and deliberations 1.         Without prejudice to the laws, the minutes and deliberations of the Committee shall be confidential, and they shall not be disclosed except in the limit of the implementation of its resolution or upon consent of the Chairman. 2.        The Committee shall approve its agenda items at the beginning of every meeting. 3.         The Committee's Secretary shall keep the deliberations and details of the Committee's meeting in minutes to be signed by the Chairman, the attending members and the Committee's Secretary after taking the members' comments, if this cannot be made, the minutes of the meeting shall be signed as soon as possible after the meeting, provided that the minutes shall include the following: -       The meeting date and number. -       The meeting location. -       Member names, and the method of attendance (in person or via the means of technology) -       Matters discussed by the Committee. -       The deliberations summary made over each matter or any instructions issued by the Committee over any matter that is raised during the meeting. -       The numbers and subjects of the Resolutions issued in the meeting, a copy thereof shall be attached to the minute. -       The results of voting on the resolutions and any reservations and rejections made by any member towards any resolution. -       Any data or other information that the Committee agreed to add thereof during the meeting. 4.        The Committee's Secretary shall send a draft of the meeting's minutes to the member via email or any other means approved by the Committee within seven (7) working days of the meeting, a member may review the minutes and make a comments within five (5) working days through email or any other means approved by the Committee. 5.        All the Committee's deliberation shall be written in Arabic language, except the cases that the Chairman allows other languages to be used, however; the minutes of the meeting and its resolutions shall be written in Arabic, they may be translated into other languages provided that the Arabic language shall be prevailed in case of disputes.   The Committee's Resolutions -       It is required for issuing a Committee's resolution during its meeting to obtain consent by the majority of its attending members, or the majority of members in case of passing the resolution, unless these rules states there is another quorum, in event of an equality of votes among the members, the Chairman side or who acting on his behalf shall have a casting vote. -       A member of Committee may not abstain from voting, except the cases provided for in the paragraph (c) of the article 4 of this Charter, the objecting member may record his rejection and reasons of rejection in the minutes of the meeting. -       A member in his absence to any meeting shall not delegate other member to vote on his behalf. -       The documentation and organizing the resolutions issued by the Committee during the Committee meeting shall be made in a written document in accordance with the provision of the article 11 of this Charter, provided that the grounds of the resolution and documents relied upon shall be indicated.   Article 5: the Committee competences, duties and responsibilities The Nominations and Remuneration Committee shall has competence on the nomination, evaluation, remuneration, training, and governance in addition to further responsibilities consistent with the relevant regulations, and it shall evaluate their competencies in achieving the objectives and goals of the Commission, the competences and the duties of the Committee shall include in particular the following:   Nomination responsibilities 1.         Submitting recommendations to the Board on the membership of Board's subcommittee for purpose of taking a decision about them. 2.        Nominating or evaluating the candidate for occupying position within the Senior Executive Management at the request of Board of Director or the Governor. 3.         Reviewing and following-up the implementation of the plans and polices for the positions succession of Senior Executive Management, issued by the Governor and follow-up implementing them periodically. Evaluation responsibilities 1.         The continuous evaluation for the independence of the Board's members, and to ensure that there is no conflict of interest between the members' personal interest and the Commission interest. 2.        Preparing a criteria to evaluate the performance of the Board's Committees, such criteria shall be submitted to the Board to approve thereof, the Committee shall conduct the evaluation or overseeing thereof if it is carried out by a third party, in addition to the Committee formulates a suggestions for the mechanisms of the improvement of the Board's Committees. 3.         Preparing evaluation standards of the performance of Senior Executive Management, and conducting the annual evaluation of the Senior Executive Management, and submitting the recommendations to the Chairman to approve thereof. Remuneration responsibilities 1.         Submitting recommendations to the Board with respect to the remunerations and allowances of the Board's members and its Committees, the Committee shall submit comprehensive annual report for all the allowances and remuneration received by the members during the fiscal year. 2.        Preparing the policy of remunerations and allowances of the Senior Executive Management, provided that such remunerations and allowances are based on criteria relevant to their performance upon evaluation and the performance of the Commission in general. The above policy shall observe submitting a competitive remunerations to facilitate and attract the qualifications, as it shall be submitted to the Board to approve thereof. The Committee shall review these polices continually, and submit a recommendation to the Board to amend thereof. 3.         Making a recommendation to the Board on the remunerations and allowances that paid to the Senior Executive Management to approve thereof and submitting the annual report to the Board that includes all the remunerations and allowances obtained by Senior Executive Management during the fiscal year. 4.        Preparing the policy of remunerations and allowances of the Commission's employees, such policy demonstrates the power of approving the remuneration and paying thereof, the allowances shall be based on standards relevant to the performance of the employee upon his evaluation and the performance of the Commission in general. Such policy shall be submitted to the Board to approve thereof. The Committee shall review that policy and submit the recommendations to the Board to amend thereof.   Training responsibilities 1.         Overseeing the availability of the introduction programs that identify the activities, processes and duties of the Commission to the members of the Commission, and its Committees and Senior Executive Managements. 2.        Overseeing the availability of the suitable training for the Board's members, its Committees and Senior Executive Management to promote their skills, abilities and experiences, in the best interest of the Commission's goals in accordance with its objectives. 3.         Obtaining on regular basis to a visual display of the Board of Director, the Governor, the Senior Executive Management on the quality of the training and any other programs.   Governance responsibilities 1.         Overseeing the governance practices of the Commission and determining the gaps therein, and submitting an annual report to the Board about the compliance of the Commission thereto and the correction procedures required. 2.        Reviewing the governance practices of the Commission on regular basis, measuring its Competences, ensuring that they are compatible with pioneering practices, and Making a recommendation for any suggestions or amendments to the Board. 3.         Reviewing the Commission's procedures in case of any conflict of interests exists at all levels, and ensuring that such procedures are effective in processing that case, and making a recommendation to the Board to conduct the required amendments. 4.        Reviewing the processes of delegating the powers and ensuring that such process is valid, besides to which degree the delegation limits are obliged with, and making a recommendation to the Board of any suggestions or amendments. 5.        Submitting suggestions to the Board on the formation of subcommittee belongs to the Committee and take the responsibilities of the governance when necessary. Further responsibilities: 1.         Reviewing the charter regulating the affairs of the Commission's staff, for ensuring they are compliable with the relevant regulations, and evaluating its competences in achieving the goals and objective of the Commission. 2.        Reviewing the programs and polices of appointment; developments, training, evaluation, promotion relating to the Commission's staff and ensuring that such processes are compatible with the strategies and objective of the Commission. 3.         Carrying out the duties and other responsibilities the Board designates from time to time.   Article 6: Member Duties & Responsibilities The member shall observe the provisions of the regulatory arrangements and this Charter. The member shall attend the meetings of the Committee. Informing the Committee's Secretary in case of his absence or if he would delay in attending the Committee's meeting. Conducting his work, duties, and other responsibilities in subjective manner and integrity and to makes the Commission interest his priority. Informing the Committee of any conflict of interest or a potential conflict of interest between his interest and the Commission interest with respect to the subjects submitted to the Commission, whether such interests are direct or indirect. The member shall register that notification on the minutes of Committee's meeting or in accordance with a written notice served to the Chairman, and the member having an interest may not participate in voting or taking any decisions or recommendation in this matter. Not disclose any confidential information that he receives due to his membership in the Committee and this related to the Commission work and its activities and all the deliberations and Committee's decisions, except to the extent necessary to implement them or subject to the Chairman 's approval.   Article 7: Powers of the Committee's Chairman To chair the Committee's meetings and to make sure of developing an annual work plan for the Committee to ensure that its duties are completed in the required manner. Approve the agenda of the meeting after coordination with the other Committee’s members, and add any item whenever requested by a Committee’s member. Report the minutes of the Committee's meetings to the Board after each meeting in addition to its work results, decisions and recommendations, and any other reports on issues enlisted within the Committee's duties and responsibilities. Follow up the implementation of decisions and recommendations approved in relation to the Committee's duties and responsibilities, and notify the Board of anything that hinder their implementation.   Article 8: Powers of the Committee In order to achieve its objectives, the Committee shall in particular be able to: Access to all information, data, reports, records, documents and correspondence related to the Commission, and other matters which the Committee deems necessary to be viewed. Request any clarification or statement from the Governor, the members of the Senior Executive Management or the Commission's employees or others. Employ consultants and specialists - when necessary - and contract with them and approve their fees, in order to provide advice regarding the Committee works, and can terminate their services. The powers that are granted to it by the Board.   Article 9: Reporting to the Board and implementing the Committee's decisions The Committee shall submit to the Board at least quarterly reports on the works made and decisions taken by the Committee. The Governor, or his deputy, shall carry out the decisions, directives and recommendations issued by the Committee after approving them by the Board, unless the Committee decision appoints another person of the members or anyone of the Commission employees. The Governor – or his deputy - shall submit to the Committee periodic reports clarifying the implementation status of the decisions and directives issued by it and any impediments that prevent implementation, in accordance with the mechanism and periods decided by the Committee. The Committee secretary shall organize schedules that will be updated continually to reflect the progress made in the implementation of the Committee's decisions. The Board of Directors' report shall contain information and recommendations of the Nominations and Remuneration Committee, and include the Board's instructions on not to follow any of these recommendations.   Article 10: Review and amend the Regulations The Committee may periodically review the provisions of the Regulations to determine the need for amending them. Any member or the Committee Secretary may submit their proposed amendments as they see fit to the effectiveness of the Committee's work to the Chairman, who may include the amendment proposal on the agenda of the next Committee meeting to discuss it then report thereabout to the Board for requesting amendment.   Article 11: Final Provisions This Regulation shall be approved by the Board and shall be effective from the day following its approval date.